Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): So funktioniert sie in der Praxis

Vor der Digitalisierung wurden in Deutschland jaehrlich Hunderte Millionen Krankmeldungen auf Papier bearbeitet. Das verursachte einen enormen Verwaltungsaufwand für Ärzte, Versicherer und Arbeitgeber gleichermassen. Die elektronische Arbeitsunfaehigkeitsbescheinigung, kurz eAU, wurde durch mehrere Regelungen eingefuehrt, darunter Aenderungen im SGB V und SGB IV, als Teil der Digitalisierung der Krankmeldungsverwaltung in Deutschland.

Die Daten laufen jetzt automatisch vom Arzt über den Versicherer zum Arbeitgeber über die Telematikinfrastruktur Deutschlands. Arbeitnehmer müssen nichts mehr persönlich übermitteln. Der Prozess folgt einer klaren Kette: vom Arzt zum Versicherer zum Arbeitgeber.

Wie funktioniert die eAU? Schritt-fuer-Schritt-Prozess

Die eAU folgt einem dreistufigen Ablauf mit dem Arzt, der gesetzlichen Krankenkasse und dem Arbeitgeber.

Schritt 1: Der Arztbesuch

Wenn ein Arzt feststellt, dass ein Patient arbeitsunfaehig ist, erfasst er die Arbeitsunfaehigkeitsdaten digital und uebermittelt sie bis Mitternacht desselben Tages sicher an die gesetzliche Krankenkasse des Patienten.

Die übermittelten Daten umfassen:

• Das Start- und Enddatum des Arbeitsunfähigkeitszeitraums.
• Ob die Erkrankung Folge eines Unfalls ist.
• Ob es sich um eine Erstbescheinigung oder eine Folgebescheinigung handelt.
• Die Betriebsstaettennummer der behandelnden Praxis.

Der Patient erhält einen Ausdruck für seine eigenen Unterlagen, ist aber nicht mehr verpflichtet, etwas persönlich an den Arbeitgeber weiterzuleiten.

Schritt 2: Der Versicherer empfängt und verarbeitet die Daten

Sobald die Krankenkasse die Uebermittlung erhaelt, erstellt sie einen abrufbaren eAU-Datensatz, der mit der Versichertennummer des Arbeitnehmers verknuepft ist. Die Krankenkasse stellt diese Daten dem Arbeitgeber über eine standardisierte digitale Schnittstelle zur Verfügung. Die Datenkette von der Diagnose bis zur Arbeitgeberbenachrichtigung erfolgt somit ohne jegliches Zutun des kranken Mitarbeitenden.

Schritt 3: Der Arbeitgeber ruft die Bescheinigung ab

Arbeitgeber greifen auf die eAU über ihre Lohnabrechnungssoftware, eine EBICS-Serververbindung oder ein spezielles Arbeitgeberportal der Krankenkasse zu. Die Daten werden direkt in HR- und Lohnabrechnungssysteme integriert, wodurch manuelle Eingaben entfallen und das Risiko von Streitigkeiten über Daten oder die Echtheit der Bescheinigung sinkt.

Arbeitgeber sollten das Portal spaetestens am zweiten Arbeitstag nach der Krankmeldung des Mitarbeitenden pruefen. Die Daten stehen in der Regel innerhalb von 24 Stunden nach der ärztlichen Übermittlung zur Verfügung.

Was der Arbeitnehmer weiterhin tun muss

Die eAU beseitigt die Vorlagepflicht, aber nicht die Meldepflicht.

Gemäß Paragraph 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) sind Arbeitnehmer weiterhin gesetzlich verpflichtet, ihren Arbeitgeber unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit zu informieren, also am ersten Tag der Abwesenheit. Diese Benachrichtigung kann mündlich, telefonisch oder per Nachricht erfolgen. Entscheidend ist, dass sie ohne Verzoegerung geschieht.

Der Arbeitnehmer muss die Bescheinigung nicht einreichen, keine Bestaetigung einholen und sich nicht an die Krankenkasse wenden. Seine Verantwortung endet mit der Krankmeldung beim Arbeitgeber. Alles Weitere laeuft digital zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber.

Wichtige praktische Details

Einige Besonderheiten sind wissenswert, um Verwirrung in Alltagssituationen zu vermeiden.

Dauer und Folgebescheinigungen

Eine Erstbescheinigung deckt den beim ersten Termin festgelegten Zeitraum ab. Wenn der Arbeitnehmer darueber hinaus arbeitsunfaehig bleibt, muss der Arzt eine Folgebescheinigung ausstellen und separat uebermitteln. Jede Uebermittlung enthaelt ein eigenes Start- und Enddatum, sodass Arbeitgeber ueber das Portal stets ueber aktuelle Dauerdaten verfuegen.

Ausnahmen, bei denen weiterhin Papier gilt

Nicht jede Situation fällt unter das eAU-System. Papierbescheinigungen werden weiterhin verwendet in folgenden Fällen

• Private Krankenversicherung: Arbeitnehmer, die privat statt gesetzlich versichert sind.
• Nicht angeschlossene Ärzte-Behandlungen bei Ärzten ausserhalb der Telematikinfrastruktur.
• Technische Stoerungen: Uebermittlungsfehler, bei denen voruebergehend der Postweg zulaessig ist.
• Selbststaendige: Personen, die nicht unter die gesetzliche Entgeltfortzahlung fallen.

Zudem erhalten Arbeitnehmer, die im Ausland behandelt werden, eine Papierbescheinigung vom auslaendischen Arzt, die auf herkoemmlichem Weg bei der Krankenkasse eingereicht werden muss.

Vorteile ffüralle Beteiligten

Jede Partei im Prozess profitiert konkret von der Umstellung auf digital:

• Arbeitnehmer: Keine Vorlagepflicht, kein Risiko, eine Papierbescheinigung zu verlieren, persoenlicher Ausdruck bleibt als Referenz erhalten.
• Arbeitgeber: automatisierter Datenabruf, direkte Integration in die Gehaltsabrechnung und weniger Verwaltungsstreitigkeiten über Bescheinigungsdetails.
• Krankenkassen: Nahtlose Krankengeldabwicklung mit einheitlich strukturierten Daten aus jeder teilnehmenden Praxis.

Häufige Probleme und wie man sie löst

Die meisten praktischen Probleme mit der eAU betreffen den Zeitpunkt des Abrufs oder den Systemzugang.

Wenn die eAU am zweiten Arbeitstag nach der Krankmeldung nicht im Arbeitgeberportal sichtbar ist, sind die wahrscheinlichsten Ursachen eine Uebermittlungsverzoegerung aus der Praxis oder ein Konfigurationsproblem beim Abrufsystem.

Empfohlene Massnahmen:

• Ueber das Versichererportal pruefen: Das Krankenkassenportal direkt pruefen, anstatt sich ausschliesslich auf die Integration der Lohnabrechnungssoftware zu verlassen.
• Krankenkasse kontaktieren, wenn Daten fehlen: Die Arbeitgeber-Serviceline der Krankenkasse kontaktieren, wenn die Daten nach 48 Stunden noch fehlen.
• HR- und Lohnbuchhaltungspersonal schulen: Sicherstellen, dass Lohnbuchhaltungs- oder HR-Mitarbeitende im Abrufprozess für jede Krankenkasse geschult sind, bei der Ihre Belegschaft versichert ist.

Die elektronische Arbeitsunfaehigkeitsbescheinigung (eAU) ist bereits verpflichtend fuer gesetzlich versicherte Arbeitnehmer und ihre Arbeitgeber. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Lohnabrechnungssysteme für den digitalen eAU-Abruf eingerichtet sind. Unternehmen, die den digitalen Abruf noch nicht eingerichtet haben, sollten die Integration mit ihrem Lohnabrechnungsanbieter priorisieren.

Fazit

Die eAU vereinfacht einen der sich am häufigsten wiederholenden Verwaltungsprozesse in deutschen Unternehmen. Ärzte übermitteln Bescheinigungen automatisch, Krankenkassen verarbeiten sie digital, und Arbeitgeber können sie direkt über bestehende Systeme abrufen. Arbeitnehmer müssen lediglich am ersten Abwesenheitstag ihren Arbeitgeber informieren, was den gesamten Ablauf einfacher und weniger fehleranfälliger macht.

Für Unternehmen, die sich mit Lohnabrechnungs-Compliance und Krankengeldverwaltung befassen, kann eine Lösung wie TAXMARO den Übergang nahtlos gestalten. Das Team hilft dabei, das eAU-System in bestehende HR- und Lohnabrechnungsstrukturen zu integrieren, und stellt sicher, dass die technischen und rechtlichen Anforderungen reibungslos erfuellt werden, damit sich Unternehmen auf ihr Tagesgeschaeft konzentrieren koennen.